Elektronik Rekam Medis vs Manual: Mana yang Lebih Efektif?

Peralihan dari rekam medis manual ke elektronik rekam medis (ERM), membuat banyak rumah sakit dan klinik harus cepat beradaptasi dalam upaya meningkatkan pelayanan pasien. Sebab, penggunaan sistem digital dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas pelayanan dan meningkatkan reputasi fasyankes.

Namun, sebagian fasilitas kesehatan masih menggunakan rekam medis manual karena berbagai alasan, seperti kebiasaan kerja, keterbatasan anggaran, atau belum siap beralih ke sistem digital. Lalu, mana yang sebenarnya lebih efektif antara elektronik rekam medis dan rekam medis manual?

Sebelum membahas lebih lengkap, terkait penggunaan elektronik rekam medis, ada baiknya mempelajari terlebih dahulu fitur-fitur dalam RME yang dapat diterapkan dalam rumah sakit dan klinik Anda.

Artikel ini akan membahas perbandingannya secara lengkap dari keduanya.

Pengertian Rekam Medis Manual

Rekam medis manual adalah pencatatan data pasien yang dilakukan secara tertulis menggunakan kertas. Informasi pasien disimpan dalam bentuk berkas fisik yang biasanya disimpan di ruang arsip.

Data yang dicatat meliputi Identitas pasien, riwayat penyakit, diagnosa dan tindakan, resep obat dan hasil pemeriksaan. Metode ini telah digunakan selama bertahun-tahun dan masih banyak ditemukan di fasilitas kesehatan, terutama yang berskala kecil.

Baca juga: Panduan Memilih Aplikasi E Rekam Medis untuk Rumah Sakit

Pengertian Elektronik Rekam Medis

Elektronik rekam medis adalah sistem pencatatan data pasien yang dilakukan secara digital menggunakan aplikasi atau sistem komputer. Data disimpan dalam server atau cloud sehingga dapat diakses dengan cepat oleh tenaga medis yang berwenang.

Sistem ini biasanya terintegrasi dengan berbagai modul lain seperti pendaftaran, farmasi, laboratorium, dan billing sehingga mendukung alur pelayanan yang lebih efisien.

Perbandingan Elektronik Rekam Medis dan Manual

Untuk memahami mana yang lebih efektif, berikut perbandingan dari beberapa aspek penting.

1. Kecepatan Akses Data

Pada rekam medis manual, pencarian berkas pasien membutuhkan waktu, terutama jika jumlah pasien banyak. Staf harus mencari dokumen secara fisik di ruang arsip.

Sebaliknya, elektronik rekam medis memungkinkan data pasien ditemukan dalam hitungan detik melalui sistem pencarian. Hal ini mempercepat proses pelayanan dan mengurangi waktu tunggu pasien.

Dari sisi kecepatan, sistem elektronik jelas lebih unggul.

2. Akurasi dan Keterbacaan Data

Rekam medis manual sering menghadapi masalah tulisan tangan yang sulit dibaca atau data yang tidak lengkap. Kesalahan pencatatan juga lebih berisiko terjadi.

Elektronik rekam medis menggunakan format input yang terstruktur sehingga data lebih rapi dan mudah dibaca. Sistem juga dapat membantu memastikan data yang diinput lebih lengkap.

Dalam hal akurasi, sistem elektronik memberikan hasil yang lebih konsisten.

3. Penyimpanan dan Pengelolaan Arsip

Berkas rekam medis manual membutuhkan ruang penyimpanan yang besar dan harus dikelola dengan baik agar tidak hilang atau rusak. Risiko kerusakan akibat kelembapan, kebakaran, atau kehilangan juga cukup tinggi.

Elektronik rekam medis menyimpan data secara digital sehingga tidak membutuhkan ruang arsip fisik yang besar. Proses backup juga dapat dilakukan secara berkala untuk menjaga keamanan data.

Dari segi penyimpanan, sistem elektronik lebih praktis dan aman.

Baca juga: Simak! 5 Manfaat Aplikasi Rekam Medis Rumah Sakit

4. Koordinasi Antar Unit

Dalam sistem manual, koordinasi antar unit sering membutuhkan pengiriman berkas fisik, yang memakan waktu dan berpotensi terjadi keterlambatan.

Elektronik rekam medis memungkinkan data diakses oleh unit terkait secara real-time sesuai dengan hak akses yang diberikan. Hal ini meningkatkan koordinasi dan mempercepat pelayanan.

Pada aspek koordinasi, sistem elektronik kembali lebih unggul. Sehingga ketika Anda mencari rekam medis yang tepat dan sesuai, ada baiknya melakukan konsultasi terlebih dahulu.

5. Biaya Operasional

Rekam medis manual tidak memerlukan investasi teknologi yang besar di awal. Namun, biaya kertas, pencetakan, penyimpanan, dan pengelolaan arsip dapat meningkat seiring waktu.

Elektronik rekam medis memerlukan investasi awal untuk sistem dan infrastruktur, tetapi dalam jangka panjang dapat mengurangi biaya operasional seperti kertas dan ruang arsip.

Efektivitas biaya tergantung pada jangka waktu penggunaan, tetapi dalam jangka panjang sistem elektronik cenderung lebih efisien.

6. Keamanan Data

Keamanan data pada rekam medis manual bergantung pada pengelolaan arsip. Risiko kehilangan atau kerusakan cukup tinggi jika tidak dikelola dengan baik.

Elektronik rekam medis biasanya dilengkapi dengan sistem keamanan seperti login pengguna, kontrol akses, dan backup data. Dengan pengelolaan yang tepat, keamanan data dapat lebih terjamin.

Namun, sistem elektronik tetap memerlukan pengelolaan keamanan yang baik agar terhindar dari risiko kebocoran data.

Kelebihan dan Kekurangan Rekam Medis Manual

Kelebihan:

• Tidak memerlukan infrastruktur teknologi
• Mudah diterapkan di fasilitas kecil
• Tidak bergantung pada listrik atau jaringan

Kekurangan:

• Pencarian data lambat
• Risiko kehilangan atau kerusakan berkas
• Membutuhkan ruang penyimpanan besar
• Koordinasi antar unit kurang efisien

Kelebihan dan Kekurangan Elektronik Rekam Medis

Kelebihan:

• Akses data cepat
• Data lebih akurat dan mudah dibaca
• Penyimpanan lebih efisien
• Mendukung integrasi sistem
• Mempermudah pelaporan dan analisis data

Kekurangan:

• Memerlukan investasi awal
• Membutuhkan pelatihan pengguna
• Bergantung pada sistem dan infrastruktur

Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Beralih

Banyak hal yang perlu dipertimbangkan, sebelum beralih ke EMR. Sebab, segala sesuatu tidak bisa diputuskan secara mendadak tanpa persiapan yang matang:

• Kesiapan infrastruktur
• Kesiapan tenaga medis
• Kebutuhan operasional
• Dukungan dari penyedia sistem

Perencanaan yang matang akan membantu proses transisi berjalan lebih lancar.

Baca juga: Aplikasi Rekam Medis RS: Manfaat, Fitur, dan Cara Kerjanya

Masa Depan Rekam Medis di Era Digital

Tren pelayanan data rekam medis mulai bergeser dari sistem manual, menuju ke era digital. Sebab, saat ini seluruh pelayanan pasien harus cepat dan pastinya mengedepankan aspek keselamatan jiwa.

Sistem digital tidak hanya membantu operasional, tetapi juga mendukung analisis data, pelaporan, dan pengambilan keputusan berbasis informasi. Rekam Medis Elektronik E-Doc dapat membantu kebutuhan rumah sakit dalam mencatat data riwayat pasien dan nakes bisa bekerja dengan tenang.

Banyak regulasi dan kebijakan di bidang kesehatan juga mulai mendorong penggunaan sistem digital untuk meningkatkan mutu pelayanan dan efisiensi. RME E-Doc sudah terintegrasi dengan layanan SIMRS dan SATU SEHAT serta sudah mengikuti prosedur-prosedur yang dibutuhkan.

Kesimpulan

EMR dan rekam medis manual masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Namun, jika dilihat dari aspek kecepatan, akurasi, efisiensi, dan kemudahan koordinasi, elektronik rekam medis cenderung lebih efektif, terutama bagi rumah sakit dan klinik yang memiliki jumlah pasien cukup banyak.

Digitalisasi rekam medis bukan hanya tentang mengikuti perkembangan teknologi, tetapi juga tentang meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan secara menyeluruh. Dengan sistem rekam medis E-Doc yang memiliki fitur hybrid dapat diketik dan non ketik dapat membantu implementasi yang baik, elektronik rekam medis dapat menjadi fondasi penting dalam pengelolaan layanan kesehatan modern dan terpercaya.