Bayangkan setiap harinya dibutuhkan pengesahan dokumen pasien, yang intensitasnya cukup tinggi. Dimana Persetujuan tindakan medis perlu menunggu tanda tangan dokter, resume medis harus diverifikasi sebelum klaim diajukan, dan kontrak dengan vendor menumpuk di meja manajemen. 

Semua proses ini masih bergantung pada kertas dan pena basah, padahal setiap keterlambatan berdampak pada arus kas, kepuasan pasien, dan kesiapan menghadapi akreditasi.

Tanda tangan elektronik (TTE) adalah salah satu investasi digital dengan hasil paling cepat terasa. Namun memilih penyedia yang keliru bisa menimbulkan risiko hukum dan keamanan yang jauh lebih mahal daripada biaya langganannya. 

Artikel ini akan membantu Anda dalam mengambil keputusan yang tepat dari tiga aspek mulai dari: legalitas, keamanan, dan integrasi sistem.

Mengapa Ini Menjadi Keputusan Level Direksi?

Pemilihan TTE sering diserahkan ke bagian IT sebagai urusan teknis, padahal dampaknya ini adalah langkah strategis. Adapun dokumen yang ditandatangani, mulai dari rekam medis, informed consent, hingga perjanjian kerja sama dengan BPJS Kesehatan dan asuransi, adalah bukti yang bisa dipakai dalam sengketa medikolegal, audit, maupun gugatan. 

Jika tanda tangan yang digunakan tidak diakui secara hukum, seluruh efisiensi yang dijanjikan menjadi tidak berarti. Karena itu, keputusan ini sebaiknya melibatkan direksi, manajemen mutu, bagian hukum, dan IT sejak awal.

Aspek Pertama: Legalitas

Pertanyaan pertama yang harus dijawab adalah apakah tanda tangan ini sah dan kuat sebagai alat bukti?  Di Indonesia, kerangka hukumnya mencakup UU ITE dan perubahannya, serta PP Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik. 

Kemudian untuk lingkup rumah sakit,  Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis mengatur penyelenggaraan rekam medis elektronik, dan UU Kesehatan Nomor 17 Tahun 2023 memperkuat arah digitalisasi layanan kesehatan.

Hal terpenting adalah perbedaan antara tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Tanda tangan tersertifikasi dibuat dengan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang diakui pemerintah, sehingga identitas penandatangan dan keutuhan dokumen dapat dibuktikan. 

Penjelasan mengenai tanda tangan tidak tersertifikasi, adalah gambar tanda tangan yang ditempel di PDF, jauh lebih lemah ketika dibuktikan keabsahanannya di pengadilan.

Beberapa pertanyaan yang layak diajukan kepada calon penyedia:

• Apakah penyedia berstatus PSrE yang terdaftar atau bekerja sama dengan PSrE berinduk?
• Apakah sertifikat elektronik terikat pada identitas individu yang tervalidasi, seperti dokter, perawat, atau direktur?
• Apakah setiap dokumen mendapat audit trail lengkap berupa waktu, identitas, dan jejak perubahan?
• Apakah tersedia pembubuhan cap waktu (timestamp) untuk membuktikan kapan dokumen ditandatangani?

Pastikan pula bagian hukum RS memeriksa kesesuaian dengan regulasi terbaru, karena aturan teknis di bidang ini terus berkembang.

Aspek Kedua: Keamanan dan Perlindungan Data Pasien

Data rekam medis tergolong data pribadi yang sensitif, UU Perlindungan Data Pribadi (UU Nomor 27 Tahun 2022) menempatkan rumah sakit sebagai pengendali data yang bertanggung jawab penuh, termasuk ketika data diproses oleh pihak ketiga seperti penyedia TTE. 

Masalah terkait kebocoran data bukan hanya berisiko sanksi, tetapi juga merusak kepercayaan pasien yang sulit dipulihkan.

Saat menilai keamanan terkait data pasien, perhatikan hal-hal berikut:

• Autentikasi berlapis. Penandatanganan sebaiknya memakai verifikasi lebih dari sekadar kata sandi, misalnya OTP atau biometrik.
• Enkripsi. Dokumen dan kunci tanda tangan harus terenkripsi saat disimpan maupun dikirim.
• Lokasi dan pengelolaan data. Tanyakan di mana data disimpan, siapa yang dapat mengaksesnya, dan bagaimana kebijakan retensi serta penghapusannya.
• Sertifikasi keamanan informasi. Standar seperti ISO 27001 menunjukkan penyedia memiliki tata kelola keamanan yang teruji.
• Pengendalian hak akses. Peran berbeda, misalnya dokter, kepala unit, dan direksi, harus memiliki kewenangan tanda tangan yang berbeda dan dapat ditelusuri.
• Rencana pemulihan. Tanyakan prosedur jika terjadi gangguan layanan atau insiden keamanan, termasuk waktu pemulihan yang dijanjikan.

Perjanjian kerja sama dengan penyedia sebaiknya memuat pembagian tanggung jawab yang jelas jika terjadi insiden, kewajiban notifikasi, dan jaminan tingkat layanan Service Level Aggrement (SLA) yang terukur.

Aspek Ketiga: Integrasi dengan Sistem Rumah Sakit

Banyak proyek TTE gagal bukan karena teknologinya buruk, tetapi karena tidak menyatu dengan alur kerja. Jika dokter harus keluar dari SIMRS, membuka aplikasi lain, lalu mengunggah ulang dokumen, mereka akan kembali ke kertas dalam hitungan minggu.

Integrasi sistem yang baik setidaknya harus meliputi beberapa hal:

• SIMRS dan rekam medis elektronik. Tanda tangan harus bisa dilakukan langsung di dalam sistem yang dipakai tenaga medis setiap hari, lewat API atau konektor yang terdokumentasi.
• Interoperabilitas nasional. Pastikan alur dokumen tetap selaras dengan kewajiban integrasi ke platform SATUSEHAT Kementerian Kesehatan.
• Klaim dan administrasi. Resume medis, berkas klaim, dan dokumen keuangan dapat dipercepat jika proses persetujuannya terotomatisasi.
• Penyimpanan dan pencarian. Dokumen bertanda tangan harus mudah diambil kembali untuk audit, akreditasi, atau kebutuhan hukum bertahun-tahun kemudian.
• Pengalaman pengguna. Antarmuka yang sederhana, termasuk di perangkat seluler, menentukan tingkat adopsi di lapangan.

Minta penyedia menunjukkan proof of concept di lingkungan SIMRS Anda sebelum kontrak ditandatangani. Melakukan tindakan dengan satu uji coba di satu unit lebih meyakinkan daripada seratus halaman presentasi.

Langkah Praktis Memulai

1. Petakan dokumen prioritas. Mulailah dari dokumen volume tinggi dan berdampak besar, seperti informed consent, resume medis, dan perjanjian terkait kerja sama.
2. Bentuk tim lintas fungsi. Libatkan direksi, bagian hukum, IT, rekam medis, dan perwakilan dokter.
3. Susun kriteria seleksi tertulis. Gunakan setidaknya tiga aspek di atas sebagai dasar penilaian, lalu bandingkan minimal tiga penyedia.
4. Lakukan uji coba terbatas. Jalankan minimal satu unit selama beberapa minggu, ukur waktu proses, kepuasan pengguna, dan kendala teknis.
5. Siapkan kebijakan internal. Tetapkan siapa berwenang menandatangani apa, bagaimana penanganan jika sertifikat hilang, dan bagaimana pelatihan staf.
6. Perluas bertahap. Kembangkan ke unit lain setelah alur terbukti berjalan.

Baca juga: Integrasi Tanda Tangan Elektronik dengan SIMRS: Apa yang Perlu Dipersiapkan?

Baca juga: Mengapa Rumah Sakit Wajib Pakai TTe? Solusi Tanda Tangan Elektronik Modern

Mengukur Manfaatnya

Keberhasilan TTE sebaiknya dinilai dengan indikator konkret: berkurangnya waktu tunggu persetujuan dokumen, turunnya biaya cetak dan penyimpanan arsip fisik, meningkatnya kecepatan pengajuan klaim, serta berkurangnya temuan dokumen tidak lengkap saat akreditasi. Angka-angka ini membantu Bapak/Ibu menunjukkan pengembalian investasi kepada dewan pengawas atau pemilik.

View this post on Instagram

A post shared by Farmagitech | Aplikasi SIMRS & SIM Klinik (@farmagitech.id)

Jangan Salah Memilih Vendor TTE untuk RS Anda

Memilih tanda tangan elektronik bukan sekadar membeli aplikasi, melainkan menetapkan fondasi kepercayaan digital rumah sakit Anda. Penyedia yang tepat adalah yang sah secara hukum, aman bagi data pasien, dan menyatu dengan cara kerja tenaga medis. Dengan keputusan yang matang di tingkat direksi, TTE dapat mempercepat layanan, memperkuat kepatuhan, dan melindungi reputasi rumah sakit untuk jangka panjang.

Mencari kebutuhan layanan TTe terintegrasi dan sesuai dengan kebutuhan RS Anda? konsultasikan dengan tim Farmagitech untuk info selengkapnya bisa menekan nomor WA di bawah ini. 

Hubungi Kami Sekarang!