Keamanan Data Rekam Medis Elektronik: Hal yang Harus Diperhatikan Rumah Sakit

Keamanan Data Rekam Medis Elektronik – Peralihan dari rekam medis kertas ke Rekam Medis Elektronik (RME) membuat pengelolaan data pasien menjadi lebih praktis. Dokter dapat mengakses informasi pasien melalui sistem, data lebih mudah dicari, dan berbagai unit rumah sakit dapat saling terhubung.

Namun, kemudahan tersebut juga membawa tantangan baru. Data kesehatan merupakan informasi yang sangat penting sehingga rumah sakit perlu memastikan bahwa data tersebut hanya dapat diakses, digunakan, dan dikelola oleh pihak yang memiliki kewenangan.

Karena itu, keamanan data RME sebaiknya menjadi bagian dari perencanaan sejak awal implementasi, bukan baru diperhatikan ketika terjadi masalah.

Mengapa Keamanan Data RME Penting?

RME dapat menyimpan berbagai informasi pasien, mulai dari identitas, riwayat pemeriksaan, diagnosis, tindakan medis, resep, hingga hasil pemeriksaan penunjang.

Jika sistem tidak memiliki pengamanan yang memadai, risiko seperti akses tanpa izin, kehilangan data, perubahan data yang tidak semestinya, atau gangguan terhadap sistem dapat terjadi.

Masalah keamanan juga dapat mengganggu pelayanan rumah sakit apabila informasi pasien tidak dapat diakses ketika dibutuhkan.

Hal yang Perlu Diperhatikan Rumah Sakit

1. Pengaturan Hak Akses Pengguna

Tidak semua pengguna membutuhkan akses ke seluruh data dalam RME.

Dokter, perawat, petugas farmasi, bagian administrasi, dan manajemen memiliki kebutuhan yang berbeda. Karena itu, hak akses sebaiknya disesuaikan dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing pengguna.

Dengan pengaturan ini, akses terhadap informasi tertentu dapat dibatasi hanya kepada pihak yang memang membutuhkannya.

Baca Juga : Perbedaan Rekam Medis Elektronik dan Rekam Medis Manual

2. Gunakan Autentikasi yang Aman

Setiap pengguna sebaiknya memiliki akun masing-masing. Penggunaan akun bersama dapat menyulitkan rumah sakit dalam mengetahui siapa yang mengakses atau melakukan perubahan terhadap data.

Selain password yang kuat, rumah sakit juga dapat mempertimbangkan mekanisme autentikasi tambahan sesuai kebutuhan dan kemampuan sistem.

3. Backup Data Secara Berkala

Backup menjadi salah satu bagian penting dari pengelolaan RME. Data dapat menghadapi berbagai risiko, mulai dari kerusakan perangkat, kesalahan pengguna, gangguan sistem, hingga insiden keamanan.

Rumah sakit perlu memiliki kebijakan backup yang jelas, termasuk frekuensi backup, lokasi penyimpanan, serta prosedur pemulihan data ketika terjadi masalah.

4. Lindungi Jaringan dan Infrastruktur

Keamanan RME tidak hanya bergantung pada software. Server, jaringan, komputer pengguna, dan perangkat pendukung lainnya juga perlu diperhatikan.

Rumah sakit perlu menerapkan pengamanan jaringan, melakukan pembaruan sistem secara berkala, serta memastikan perangkat yang digunakan untuk mengakses RME dikelola dengan baik.

5. Catat Aktivitas Pengguna

Sistem RME idealnya memiliki mekanisme pencatatan aktivitas atau audit trail.

Fitur ini dapat membantu rumah sakit mengetahui aktivitas yang terjadi di dalam sistem, termasuk akses atau perubahan data, sehingga memudahkan proses monitoring dan investigasi apabila ditemukan aktivitas yang tidak semestinya.

6. Edukasi Pengguna

Teknologi yang aman tetap membutuhkan pengguna yang memahami cara menggunakannya.

Dokter, perawat, staf administrasi, dan pengguna lain perlu mendapatkan edukasi mengenai penggunaan akun, keamanan password, phishing, penggunaan perangkat, serta pentingnya menjaga kerahasiaan informasi pasien.

Kesalahan manusia sering kali menjadi salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam keamanan sistem informasi.

7. Siapkan Prosedur Saat Terjadi Gangguan

Rumah sakit perlu memiliki rencana jika sistem RME mengalami gangguan atau tidak dapat digunakan.

Prosedur tersebut dapat mencakup siapa yang harus dihubungi, bagaimana pelayanan tetap berjalan sementara, bagaimana melakukan pemulihan sistem, dan bagaimana memastikan data kembali tersedia setelah gangguan selesai.

Keamanan RME Bukan Hanya Tanggung Jawab Tim IT

Keamanan data RME sering dianggap sebagai tanggung jawab bagian IT saja. Padahal, keamanan sistem merupakan tanggung jawab bersama.

Manajemen perlu membuat kebijakan, tim IT mengelola infrastruktur dan sistem, sedangkan pengguna harus mengikuti prosedur keamanan yang telah ditetapkan.

Vendor RME juga memiliki peran dalam menyediakan sistem, melakukan maintenance, memberikan pembaruan, serta membantu rumah sakit ketika terjadi kendala teknis.

Memilih Software RME yang Memperhatikan Keamanan

Keamanan sebaiknya menjadi salah satu kriteria ketika rumah sakit memilih software RME.

Selain melihat fitur pelayanan, rumah sakit dapat menanyakan bagaimana vendor menangani hak akses, audit trail, backup, keamanan database, pembaruan sistem, monitoring, serta dukungan ketika terjadi gangguan.

Dengan demikian, rumah sakit tidak hanya mendapatkan software dengan fitur yang lengkap, tetapi juga sistem yang dapat dikelola secara aman dalam jangka panjang.

Solusi RME dari Farmagitechs

Farmagitechs menyediakan solusi E-Rekam Medis untuk membantu rumah sakit melakukan digitalisasi pengelolaan rekam medis.

Dalam implementasinya, aspek seperti pengaturan pengguna, integrasi sistem, infrastruktur, backup, serta kebutuhan keamanan dapat dibahas sejak tahap analisis dan perencanaan.

Farmagitechs juga menyediakan layanan implementasi, training, support, serta pengembangan dan integrasi sesuai kebutuhan rumah sakit.

Sedang mempersiapkan implementasi RME? Konsultasikan kebutuhan sistem dan keamanan data rumah sakit Anda bersama Farmagitechs.

FAQ

Apakah data RME harus di-backup secara berkala?

Ya. Rumah sakit sebaiknya memiliki kebijakan backup yang jelas agar data dapat dipulihkan apabila terjadi kerusakan sistem, kehilangan data, atau gangguan lainnya.

Siapa yang bertanggung jawab atas keamanan data RME?

Keamanan data merupakan tanggung jawab bersama antara manajemen rumah sakit, tim IT, pengguna sistem, dan vendor sesuai peran masing-masing.

Apa yang harus ditanyakan kepada vendor RME terkait keamanan?

Rumah sakit dapat menanyakan mengenai pengaturan hak akses, audit trail, backup dan recovery, keamanan infrastruktur, pembaruan sistem, monitoring, serta prosedur penanganan insiden.

Apakah RME lebih berisiko daripada rekam medis manual?

RME memiliki jenis risiko yang berbeda. Sistem elektronik menghadapi risiko seperti akses tidak sah dan gangguan sistem, sementara rekam medis fisik memiliki risiko seperti kehilangan, kerusakan, atau akses fisik tanpa izin. Karena itu, keduanya membutuhkan pengelolaan keamanan yang sesuai.