Audit BPJS Selalu Revisi? Cek Sistem Rekam Medis Anda

Audit BPJS Kesehatan sering kali menjadi momok bagi banyak rumah sakit dan klinik. Bukannya langsung lolos, yang datang justru catatan revisi: dokumen tidak lengkap, data tidak sinkron, rekam medis sulit ditelusuri, hingga klaim tertunda atau bahkan ditolak.

Jika kondisi ini terus berulang, pertanyaan pentingnya bukan lagi “Kenapa BPJS ribet?”, melainkan “Apakah sistem rekam medis rumah sakit sudah siap audit?”

Di era digital saat ini, Rekam Medis Elektronik (RME) bukan lagi sekadar kebutuhan administratif, melainkan fondasi utama kelancaran audit BPJS dan keberlangsungan finansial rumah sakit.

Setiap klinik dan rumah sakit harus memastikan mempunyai  sistem rekam medis elektronik yang siap dipakai dan memenuhi standar kesehatan yang berlaku. Bahkan, siap dipakai ketika ada Audit BPJS.

Baca juga: Rekam Medis Elektronik Definisi, Tantangan dan Implementasi

Rekam Medis Elektronik selalu terhubung dengan SIMRS, sehingga jika ingin lebih siap di audit BPJS, Anda bisa melakukan konsultasi Gratis untuk mendapatkan.

Audit BPJS Bukan Sekadar Pemeriksaan Dokumen

Audit BPJS tidak hanya menilai kelengkapan berkas, tetapi juga konsistensi dan validitas data pelayanan pasien. BPJS akan mencocokkan berbagai elemen, mulai dari data identitas pasien, diagnosa dan kode INA-CBG’s atau IDRG tindakan medis dan penunjang, resume medis, waktu pelayanan hingga tanda tangan dokter dan tenaga kesehatan

Masalah muncul ketika data tersebut tersebar di banyak tempat: sebagian di berkas manual, sebagian di sistem berbeda, bahkan ada yang masih dicatat ulang. Akibatnya, saat audit dilakukan, data sulit ditelusuri dan tidak sinkron.

Penyebab Audit BPJS Sering Revisi

Berdasarkan banyak kasus di rumah sakit tipe C dan D, revisi audit BPJS umumnya disebabkan oleh beberapa hal berikut:

1. Rekam Medis Tidak Lengkap

Catatan SOAP tidak konsisten, resume medis belum diisi lengkap, atau dokumen pendukung tindakan tidak terdokumentasi dengan baik.

2. Data Tidak Terintegrasi

Data rawat jalan, rawat inap, farmasi, dan penunjang medis berjalan sendiri-sendiri. Ketika dicocokkan, muncul perbedaan data.

3. Kesalahan Coding Diagnosa

Penggunaan kode ICD yang tidak sesuai dengan catatan klinis menjadi salah satu alasan klaim dikoreksi atau ditolak.

4. Sulit Menelusuri Riwayat Pasien

Audit membutuhkan bukti pelayanan secara cepat. Jika pencarian data memakan waktu lama atau harus membuka berkas satu per satu, risiko revisi meningkat.

5. Human Error pada Sistem Manual

Pencatatan manual sangat rentan kesalahan, mulai dari tulisan tidak terbaca, dokumen hilang, hingga data ganda.

Baca juga: Rekam Medis Elektronik yang Efisien untuk RS Tipe C dan D

Faskes Anda sedang mencari Rekam Medis Elektronik dan terhubung dengan SIMRS? Tanpa takut menghadapi audit BPJS? coba klik link di bawah ini.

Rekam Medis Elektronik: Kunci Lolos Audit BPJS

Implementasi Aplikasi Rekam Medis Elektronik (RME) menjadi solusi strategis untuk mengatasi permasalahan audit BPJS. Sistem RME yang baik memungkinkan seluruh proses pencatatan medis dilakukan secara digital, terstruktur, dan terintegrasi.

RME modern harus dapat menjalin komunikasi dengan sistem eksternal. Dengan menerapkan standar HL7 FHIR  memungkinkan pertukaran komunikasi bisa berjalan aman dan lancar. Fast Healthcare Interoperability Resource (FHIR) merupakan standar global ( internasional) yang menetapkan format data beserta elemen-elemennya (yang disebut resource).

Kemudian, sebuah standar antarmuka pemrograman aplikasi (API/Application Programming Interface) untuk pertukaran informasi (interoperabilitas SATUSEHAT) yang pada penerapannya akan dibagi-bagi lagi menjadi beberapa alur proses sesuai penggunaannya (use case) baik use case dasar maupun use case tematik.

Baca juga: Implementasi Rekam Medik Elektronik di RS Tipe C dan D

Berikut manfaat utama RME dalam konteks audit BPJS:

1. Data Lebih Lengkap dan Tertib

Sistem RME dapat dibuat dengan mandatory field, sehingga dokter dan tenaga medis tidak bisa menyimpan data jika masih ada kolom penting yang kosong.

2. Integrasi Antar Unit

Rekam medis terhubung langsung dengan farmasi, laboratorium, radiologi, dan billing. Data pelayanan menjadi konsisten dari hulu ke hilir.

3. Mudah Ditelusuri Saat Audit

Dengan fitur pencarian cepat, auditor dapat langsung melihat riwayat pelayanan pasien hanya dalam hitungan detik.

4. Mendukung Coding yang Akurat

Sistem RME modern membantu proses pengkodean diagnosa dan tindakan agar sesuai dengan standar BPJS dan regulasi Kemenkes.

5. Bukti Digital yang Sah

Rekam medis elektronik yang sesuai regulasi memiliki kekuatan hukum dan dapat digunakan sebagai bukti audit.

Dampak Finansial Jika Audit Terus Revisi

Revisi audit BPJS bukan sekadar masalah administrasi. Dampaknya bisa langsung terasa pada operasional rumah sakit, antara lain:

• Klaim BPJS tertunda berbulan-bulan
• Cash flow terganggu
• Beban kerja staf meningkat
• Risiko temuan audit internal dan eksternal
• Penurunan kepercayaan manajemen terhadap sistem

Jika dibiarkan, kondisi ini bisa menghambat pengembangan layanan dan investasi teknologi rumah sakit.

Baca juga: Rekam Medis Elektronik Definisi, Tantangan dan Implementasi

Ciri Sistem Rekam Medis yang Siap Audit BPJS

Sebelum audit berikutnya datang, rumah sakit perlu mengevaluasi sistem yang digunakan. Sistem rekam medis yang siap audit BPJS umumnya memiliki ciri:

• Sesuai regulasi Kemenkes dan BPJS
• Terintegrasi dengan SIMRS
• Memiliki audit trail (jejak aktivitas pengguna)
• Mendukung tanda tangan elektronik
• Mudah digunakan oleh tenaga medis
• Menyediakan laporan medis dan klaim secara real-time

Jika salah satu poin di atas belum terpenuhi, risiko revisi audit masih akan terus terjadi. Kemudian rumah sakit akan banyak bekerja dalam memenuhi kebutuhan dalam pemenuhan audit BPJS, hasilnya pelayanan pasien pasti akan terganggu.

Perlu diketahui, RME disetiap fasyankes harus mengikuti standar prosedur yang berlaku. Khususnya untuk dokter dari bagian tingkat pertama dan bagi dokter di rumah sakit.

• Bagi Dokter di Faskes Tingkat Pertama (FKTP), RME di klinik harus bisa terkoneksi dengan aplikasi PCare. Tujuannya agar data kunjungan, diagnosis, sampai proses rujukan bisa langsung sinkron.
• Bagi Dokter di Rumah Sakit (FKRTL), RME wajib terhubung dengan sistem VClaim. Ini adalah kunci agar proses klaim bisa sat-set-sat-set. Data penunjang dari RME bisa langsung divalidasi digital, jadi kita bisa ucapkan selamat tinggal pada drama tumpukan berkas fisik dan proses klaim yang lama.

Saatnya Evaluasi Sistem Rekam Medis Anda

Audit BPJS yang selalu revisi seharusnya menjadi alarm bagi manajemen rumah sakit. Bukan untuk menyalahkan petugas, tetapi sebagai sinyal bahwa sistem rekam medis perlu dibenahi.

Transformasi ke Rekam Medis Elektronik bukan hanya tentang mengikuti tren digitalisasi, tetapi tentang melindungi pendapatan rumah sakit, meningkatkan efisiensi kerja tenaga medis, menjamin kepatuhan regulasi dan mempersiapkan rumah sakit menghadapi audit kapan pun.

E-Doc Farmagitechs merupakan rekam medis elektronik yang mendukung pemberkasan klaim BPJS, memiliki 2 mode yang bisa disesuaikan kebutuhan rumah sakit bisa ketik dan non ketik. Bahkan integrasi dengan SIMRS dan SATUSEHAT.

Hadirnya E Rekam Medis E-Doc merupakan bentuk digitalisasi rekam medis yang cepat, aman dan sesuai standar Kemenkes dan memberikan rasa aman untuk rumah sakit hingga klinik.

Baca juga: Rekam Medis Elektronik yang Efisien untuk RS Tipe C dan D

Penutup

Jika audit BPJS selalu berakhir dengan revisi, mungkin masalahnya bukan pada proses audit, tetapi pada sistem rekam medis yang belum optimal. Dengan Rekam Medis Elektronik E-Doc Farmagitechs yang terintegrasi dan tertib, audit BPJS bukan lagi ancaman, melainkan proses rutin yang bisa dihadapi dengan tenang.

Sudahkah sistem rekam medis rumah sakit Anda benar-benar siap audit? Konsultasikan kebutuhan rekam medis elektronik Anda segera.